Kaj moramo vedeti, če poslujemo z gotovino?

Preberite, kaj zakonodaja določa glede poslovanja z gotovino. Koliko gotovine imate lahko v blagajni, če ste d.o.o. ali s.p.? Kaj je potrebno storiti s plačilom v gotovini in kako se plačuje za blago in storitve? Kakšen program ali informacijski sistem potrebujete po novi zakonodaji?

Gotovina v blagajni– d.o.o.

Podjetje mora izdelati interni akt, v katerem določi maksimum gotovine, ki sme biti v blagajni in pogoje, kaj se sme in česa ne plačevati iz te blagajne, seveda upoštevajoč omejitve, zapisane v Pravilniku o izvajanju Zakona o davčnem postopku. Podjetje ima lahko poleg gotovine v blagajni tudi gotovino, ki jo je dvignilo iz poslovnega računa podjetja, za namene plačil blaga in storitev, taks, odkupa efektivnega tujega denarja in izplačila fizičnim osebam. Do konca leta 2009 je veljalo (skladno s Pravilnikom o plačevanju z gotovino in blagajniškim maksimumom), da so bila podjetja dolžna prejete gotovinske iztržke oz. višek od blagajniškega maksimuma, položiti isti dan ali naslednji dan oz. najkasneje v treh delovnih dneh, vendar je to sedaj domena posameznega podjetja, kako bo te omejitve opredelil v svojih internih aktih.

s.p.

Pri samostojnem podjetniku velja prost pretok denarja in zanj ni omejitev gotovine v blagajni, menimo pa, da je smiselno opredeliti tudi to, v kolikor so takšne potrebe dejavnosti, npr. gostinski lokal.
POZOR! Ne glede na to, kako imate urejeno blagajniško poslovanje, mora biti pri d.o..o in s.p. saldo v blagajni vedno usklajen s knjižnim saldom v poslovnih knjigah. To pomeni, da mora biti dejanski saldo vaše gotovine v blagajni rezultat
• »menjalnega« denarja, ki ga imate vedno v blagajni
• + dnevni iztržek tekočega dne (do trenutka pregleda)
• + dnevni iztržki preteklih dni (od zadnjega pologa gotovine)
• – blagajniški izdatki (plačila v gotovini)

Resno priporočilo!

Maksimalno se izogibajte plačevanju računov direktno iz blagajne. Pravilen postopek je, da dnevni iztržek v polagate na račun in izvedete dvige za plačilo računov. Ne glede na zakonodajo dnevne iztržke polagajte čim bolj pogosto!!!

Prejeto plačilo v gotovini - d.o.o.

Prejeto gotovino mora podjetje vplačati na poslovni TR skladno s sprejetim internim aktom o blagajniškem maksimumu in poslovanju z gotovino.

s.p.

Ni omejitev (razen v primeru sprejetega Sklepa o poslovanju z gotovino in blagajniškim maksimumom).

Plačilo za blago ali storitve– d.o.o. in s.p.

Podjetje plačuje blago in storitve načeloma z nakazili na TR in ne z gotovino. Podjetje lahko blago ali storitev plača tudi v gotovini, vendar največ do višine 420 EUR. Z gotovino se lahko plačujejo tudi nekatera druga izplačila, kar najdete v 23. a členu Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku.

Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranje terorizma – d.o.o. in s.p

Ta zakon določa osebe, ki so še posebej dolžne izvajati določene ukrepe (računovodski servisi, odvetniki, davčni svetovalci, trgovci z umetninami, banke itd.). Predvsem je pomembno vedeti, da podjetje pri prodaji blaga ne sme sprejeti plačila v gotovini, če znesek presega 15.000 EUR v eni ali več povezanih transakcijah.

Plačila podjetnikov in podjetij – gotovinsko ali brez gotovinsko

V RS se obravnava kot običajno plačilo (blaga, materiala in storitev ter tudi delovno silo) podjetnikov in podjetij, brezgotovinsko. To predpisujejo tudi veljavni predpisi, ki le izjemoma dovolijo plačevanje z bankovci in kovanci, torej z gotovino. Brezgotovinska plačila se opravljajo preko transakcijskih računov, kar predstavlja tudi določeno prednost, saj so varna, transparentna in hitra.

Pri plačevanju z gotovino v RS je predpisana omejitev, plačevanja za blago ali storitve, v višini 420 EUR (končni znesek, vključno z DDV). Navedeno velja tudi za tuje poslovne subjekte na območju RS. Pri plačevanju s plačilnimi/kreditnimi karticami ne govorimo o gotovini, saj je zagotovljena sledljivost, zato navedena omejitev za tovrstna plačila ne velja.
Pri plačevanju z gotovino zunaj RS, v tujini, se morajo podjetniki in podjetja ravnati po določbah tam veljavnih predpisov. Vsekakor pa imajo vse države EU limit za gotovinsko plačilo blaga (enega ali več povezanih) v znesku 15.000 EUR. Potrebno je vedeti še, da je pri iznosu gotovine iz EU v tretje države, nad 10.000 EUR, potrebno prijavljati carinskemu organu.

Plačevanje v gotovini fizičnim osebam je prav tako omejeno:
• nakup ali blaga fizični osebi, max. do 15.000 EUR (pri prodaji nepremičnine obvezno nakazilo preko transakcijskega računa)
• izplačila zaposlenim izključno le preko transakcijskega računa (plače, regresi, povračila potnih stroškov, itd.)
• najemnine, avtorske pogodbe, podjemne pogodbe se prav tako izplačujejo izključno preko transakcijskega računa
• izplačilo nerazporejenega dobička/dividend in obresti od posojil, max. 50 EUR

Blagajna v podjetju

Za gospodarske družbe (podjetja) je priporočljivo, da si s pomočjo notranjih aktov uredijo blagajniško/gotovinsko poslovanje podjetja. Pri samostojnih podjetnikih je, glede na dejstvo, da »prosto« razpolagajo z denarjem, tovrstni akt manj pogost, vendar menimo, da v kolikor ima naravo poslovanja, kjer je veliko pretoka gotovine, smotrno, da si to tudi uredi. Notranji akt bi bil lahko Sklep vključen v Pravilnik o računovodstvu, lahko pa bil tudi samostojni akt npr. Pravilnik o blagajniškem poslovanju, kjer se zapišejo pravila ravnanja, plačevanja in izplačevanja gotovine, odgovorne osebe za posamezno opravilo (blagajnik, nadzornik…), hramba, popisi, dovoljeni najvišji znesek…).

Računalniški programi in naprave za evidentiranje poslovanja po 1.7.2013

Po 8. in 9. odstavku 38. Člena Zakona o davčnem postopku sme zavezanec za davek imeti le take računalniške programe, elektronske naprave ali informacijski sistem, ki zagotavljajo izpis izvornih podatkov in vseh sprememb izvornih podatkov. Proizvajalec oziroma dobavitelj oz. vzdrževalec računalniškega programa pa sme prodajati le take elektronske naprave ali informacijske sisteme, ki izpolnjujejo te pogoje.

Spodaj navajam celotne odstavke 38. Člena ZDavP:

8. odstavek 38. Člena ZDavP-2: Zavezanec za davek ne sme imeti ali uporabljati računalniškega programa ali elektronske naprave, ki omogoča brisanje, prilagajanje, popravljanje, razveljavljanje, nadomeščanje, dodajanje, skrivanje ali kakršno koli drugačno spreminjaje katerega koli zapisa, shranjenega v napravi ali na drugem mediju, brez hrambe izvornih podatkov in vseh poznejših sprememb. Zavezanec za davek mora zagotoviti izpis izvornih podatkov in vseh sprememb izvornih podatkov, če je do takih sprememb prišlo. Preveriti je treba, ali računalniški program izpolnjuje pogoje iz 38/8 ZDavP in zahtevati izjavo o tem.

9. odstavek 38. Člena ZDavP:Proizvajalec oz. dobavitelj oz. vzdrževalec računalniškega programa, elektronske naprave ali informacijskega sistema ne sme zavezancem za davek zagotoviti ali omogočiti uporabe računalniškega programa, elektronske naprave ali informacijskega sistema, ki v trenutku prodaje, predaje v uporabo ali namestitve omogoča brisanje, prilagajanje, popravljanje, razveljavljanje, nadomeščanje, dodajanje, skrivanje ali kakšno koli drugačno spreminjanje katerega koli zapisa, shranjenega v informacijskem sistemu, napravi ali na drugem mediju, brez hrambe izvornih podatkov in vseh poznejših sprememb.

Evidenci, predpisani s pravilnikom o podatkih

Podatki o izdanih računih pri gotovinskem poslovanju in njihove poznejše spremembe so lahko shranjeni v sami elektronski napravi ali na drugem elektronskem nosilcu podatkov tako, da je mogoče njihovo vsebino izpisati na način in v obliki, kot je določena v prilogi Pravilnika o podatkih in na drug način. Podatki iz elektronsko vodenih evidenco izdanih računih zavezanca za davek se zapišejo v strukturirane računalniške datoteke s tema imenoma:

- IZPIS RAČUNI GLAVE. TXT – zbirni podatki o izdanih računih,
- IZPIS RAČUNI POSTAVKE.TXT – podatki o postavkah na izdanih računih.

Vodenje elektronskih evidenc na drugačen način – klasične elektronske blagajne

Zavezanec za davek, ki za izdajanje računov pri gotovinskem poslovanju uporablja elektronske naprave, ki zaradi tehničnih lastnosti ne omogočajo izdelave izpisa podatkov v vsebini, obliki in na način, določen v prilogi ( npr. klasične elektronske registrske blagajne ), mora davčnemu organu predložiti izpis podatkov o izdanih računih, ki vsebuje vse podatke, navedene na izvorno izdanih računih, in vse poznejše spremembe teh podatkov. Podatki se zapišejo v strukturirane računalniške datoteke v standardi obliki z imenom IZPIS REG BLAG.TXT in v formatu ASCII. Podatki se pripravijo in predložijo davčnemu organu na nosilcu podatkov na način, ki je določen v Pravilniku o podatkih. Če elektronska naprava zaradi tehničnih lastnosti NE omogoča oblike izpisa podatkov, določene po zakonu, se podatki predložijo v obliki izpisa kontrolnega traku registrske blagajne na papirju

Za vas prebrala in pripravila: Janja Praznik APO VIZIJA