Brezpapirno računovodstvo

Že leta 2004, ko smo v našo računovodsko hišo uvedli nov informacijski sistem PANTHEON™, smo tega izbrali, ker je omogočal e-poslovanje. Od takrat je bila naša največja želja, da bi naše poslovanje čim prej napravili tudi brezpapirno.
Preizkušali smo več različnih sistemov digitalnega zajemanja dokumentov. Vse rešitve so bile v glavnem povezane z visokimi stroški programske in strojne opreme. Kar je za nas bilo nesprejemljivo, je bila slaba povezanost z informacijskim sistemom, ki ga uporabljamo v podjetju.
 
Sedaj imamo rešitev, ki omogoča zajemanje in zbiranje dokumentov ter nadzor nad njimi, s čimer imajo zaposleni dostop do podatkov, ki jih potrebujejo. Ta rešitev nam omogoča skeniranje dokumentov v papirni obliki in njihovo evidentiranje, s čimer lahko podjetja hitro širijo informacije znotraj podjetja pa tudi do svojega računovodskega servisa.

1. Zakaj sploh brezpapirno e-računovodstvo? 

E-računovodstvo nam omogoča racionalnejšo izrabo časa (opravljamo lahko druga dela), prostora (nižji stroški najema, oddaja odvečnih prostorov v najem) in dela (optimiziranje števila zaposlenih). Prihranke, ki jih omogoča elektronsko poslovanje pa lahko vlagamo v kupce (nižje cene), v zaposlene (izobraževanje, boljši pogoji dela), v dobavitelje (večja kvaliteta, krajši roki) in ne nazadnje v delničarje oz. v družbenike (dobiček).
 
Na kratko vam bomo našteli prednosti za Vas:

• vaši  dokumenti ne zapuščajo podjetja, niti se nenadzorovano ne kopirajo,
• ohranjate nadzor nad dokumenti
•  vsi dokumenti so na enem mestu – v vaši pisarni,
• takojšen dostop, kadarkoli
• enostavno iskanje dokumentov
• spremljamo dokumentacijo (izvirniki in kopije)
• računovodski servis dostopa do vaše baze na vašem ali pa svojem  strežniku (odvisno od dogovora oz. vaše računalniške opreme, ki jo imate,
• elektronska izmenjava dokumentov tudi med  drugimi podjetji
• nič več pošiljanja po pošti
• pri prejemu e-dokumenta ni potrebe po prepisovanju podatkov ali skeniranju dokumenta
• prihranek na času in potnih stroških,
• dokumente skenirate sami in jih ne dostavljate v računovodski servis
• varno in kontrolirano oz. nadzorovano upravljanje z dokumenti in njih  podatki,
• elektronsko arhiviranje poslovne dokumentacije,
• ...

2. Kako sploh deluje brezpapirno poslovanje?  

Glavna pot dokumenta v elektronski obliki je digitalizacija, distribucija uporabnikom, upravljanje, potrjevanje in urejanje, povezovanje s podatkovnimi bazami ter na koncu elektronsko arhiviranje na podlagi klasifikacije dokumenta in metapodatkov.
Da bi pretvorili dokumentarno gradivo v elektronsko obliko, moramo to skenirati.

3. Kaj to pomeni za naše podjetje?

Edina stalnica poslovnih procesov je, da se spreminjajo.
Dokumentni sistem je orodje, s katerim marsikatero podjetje prenovi poslovni proces in pri tem doseže najvišji možni učinek upravljanja dokumentov.
 
Prednosti procesa v dokumentnem sistemu so vsekakor hiter pregled nad procesi, nižji stroški upravljanja dokumentov ter učinkovitost posameznika in organizacije.
 
Izbrali smo sistem kateri vam pri uvedbi in uporabi ne bo predstavljal pomembno povečanje stroškov, saj gre zgolj za optimizacijo dela tako na naši kot seveda in predvsem tudi na vaši strani. Koordinacijo za dodatno namestitev vmesnika na vaši in naši opremi prevzemamo mi. Nastavitve za skeniranje  ter vzdrževanje pa bomo skupaj zaupali podjetju našemu dolgoletnemu partnerju – vzdrževalcu serverja ter programov in spletnih komunikacij.
 
Vi boste poskrbeli za to, da bodo vsi v vašem podjetju sprejeli nov način dela in jih seznanili s prednostmi, ki jih le ta prinaša.
 
Prav tako bo potrebno vse zaposlene, ki bodo delali na novem sistemu dodatno izobraziti. Navodila za delo z novim sistemom boste prejeli z naše strani, glede na izbiro delovanja. Za vse vas, naše dolgoletne poslovne partnerje bomo poskrbeli tudi kratka izobraževanja po naših poslovnih enotah, katerih se boste lahko udeležili brezplačno. Za vse nove naročnike storitev pa bomo zaračunali materialne stroške, ki so povezani z tovrstnim izobraževanjem.
 
Delo z vmesnikom je resnično enostavno, zato lahko z njim delajo tudi osebe, katere nimajo širokega znanja dela z računalnikom.

4. Kako se vključimo v sistem?

Ste naš poslovni partner?
Po elektronski pošti ste ali pa boste v kratkem prejeli navodila za vključitev v sistem brezpapirnega računovodenja. Do konca leta bomo v sistem postopoma vključili prav vse naše obstoječe stranke.
 
Bi želeli postati naš poslovni partner – naročnik storitev ?
Pošljite nam povpraševalni obrazec. Na podlagi posredovanih podatkov bomo za Vas pripravili ponudbo in se dogovorili za informativni sestanek, kjer vam bomo natančno obrazložili kako bo potekalo naše medsebojno sodelovanje, ki bo primerno za vaše podjetje in dejavnost ter v skladu z vašimi pričakovanji in željami ter v  povezavi  z  davčno varnostjo in optimizacijo  poslovanja.

e-računovodstvo